Proyecto de cabina y sonido
Un caso concreto dentro de nuestro trabajo de DJ para eventos: cómo convertimos la primera conversación con un cliente en una ficha de sesión clara, con lista de temas, horarios y equipo asignado.
La mayoría de los bolos empiezan igual: un mensaje con la fecha, el tipo de celebración y poco más. A partir de ahí hay que ordenar información dispersa sobre la sala, el número de invitados, si hay microfonía para discursos, si el espacio admite iluminación DMX colgada o si toca montar en un rincón. Sin ese orden, el día del evento se improvisa y la pista lo nota.
Recoger en un solo documento todo lo que un cliente de boda, fiesta privada o evento corporativo nos cuenta por teléfono, correo y visita previa. Antes se repartía entre notas sueltas y mensajes, y en montajes con escenario grande o salas pequeñas se perdían detalles como la altura del techo o si había toma de corriente cerca de la cabina.
Diseñamos una ficha de onboarding con campos fijos: tipo de evento, aforo estimado, horario de montaje, momentos clave (entrada, primer baile, cierre), temas que no deben sonar y equipo solicitado. La rellenamos junto al cliente en una llamada, no la enviamos en frío para que la complete solo.
Cada ficha genera una lista de comprobación para el técnico de apoyo: refuerzo de sonido, microfonía inalámbrica, iluminación DMX y repuestos de cables. La maqueta de sesión se adjunta a la ficha para que el cliente escuche el estilo antes de cerrar el bolo, y las pruebas de sonido se agendan la semana previa.
Con la ficha cerrada, el día del evento llegamos sabiendo qué montar y dónde. En bodas con salón reducido ajustamos la colocación del refuerzo antes de encender nada; en eventos corporativos con escenario grande llevamos el montaje completo previsto. Los cambios de última hora se anotan sobre la misma ficha y quedan visibles para todo el equipo.
Lo que más se nota no es el documento en sí, sino que la pista no se queda vacía por un detalle olvidado: un micro sin pilas, un cable que no llega o un tema que no debía sonar.
Antes de montar la cabina para una boda o un evento corporativo, hay una parte del trabajo que no se ve en la pista: ordenar la información del cliente. Este proyecto recoge cómo pasamos de un correo con fechas sueltas y peticiones mezcladas a una ficha clara que el equipo puede leer el mismo día del montaje. Aquí están las piezas que fuimos construyendo, con sus nombres y su función real dentro del flujo.
Paso 01
Un único formulario donde quedan el nombre de quien contrata, la persona que estará en la sala y un teléfono que funcione la misma tarde del evento. Antes esto se perdía entre hilos de correo.
Paso 02
Metros del salón, tipo de suelo, si hay ascensor o escaleras, y hora límite para cargar y descargar. Con esto decidimos si llevamos refuerzo compacto o el equipo grande, y cuánto tarda el montaje.
Paso 03
Entrada, primer baile, cena, apertura de pista y cierre. Cada momento lleva su nota: qué tema va fijo, qué queda como comodín y qué canciones no deben sonar por petición expresa de la familia.
Paso 04
El día previo se marca en la ficha qué micros inalámbricos se usan, en qué canales y con qué ganancia. Así el técnico de apoyo no improvisa cuando el maestro de ceremonias pide el micro a última hora.
Paso 05
Anotamos si el salón tiene luz propia regulable o si dependemos de la nuestra. También queda registrado el color de la pista en cada bloque, para no repetir el mismo tono toda la noche.
Paso 06
Cuando la ficha está completa, enviamos una maqueta con el estilo de la sesión y confirmamos la fecha. Si algo cambia después, se edita el mismo documento y todos ven la versión actualizada.
Lo que menos esperábamos al montar este portal fue cuánto ayudaba tener el nombre correcto de cada persona. En bodas con dos familias y un organizador externo, saber quién decide sobre la música y quién decide sobre los horarios evita discusiones en pleno montaje. Esa parte del proyecto no se ve en la pista, pero se nota.
Este proyecto no salió de una plantilla. Nació de una necesidad concreta: cuando una pareja o una empresa cerraba fecha para un evento, la información se repartía entre correos, notas de voz y mensajes sueltos. El portal ordena ese trámite previo y lo convierte en un punto de partida común para el equipo de cabina, sonido e iluminación. Aquí van las personas que lo sostienen y lo que cada una aporta cuando llega la noche del bolo.
Coordinación de eventos y trato con cliente
Lleva más de nueve años cerrando fechas en salas de boda y espacios corporativos. Es quien recoge la lista hablada de temas, los momentos clave y las canciones que no deben sonar, y los vuelca en el portal para que nadie improvise sobre el terreno.
Cabina, vinilo y controladora
Mezcla en directo desde hace doce años y mantiene el set con vinilo y controladora en la misma sesión. Revisa la ficha técnica de cada espacio antes del montaje y ajusta transiciones y samples según cómo responda la pista durante la noche.
Sonido, microfonía e iluminación DMX
Responsable de las pruebas de sonido y de la cobertura de micros inalámbricos en todo el recinto. Programa la iluminación DMX para que acompañe sin invadir, y trabaja con refuerzo compacto cuando el salón es reducido o con escenario amplio cuando el aforo lo pide.
El portal recoge la información en tres bloques: datos del espacio y accesos, lista de temas por momentos y necesidades técnicas. Marta valida el contenido con el cliente, Diego prepara la selección musical y Nuria confirma el montaje según las medidas reales de la sala. La semana previa se hace una prueba de sonido y se cierra la ficha. Si algo cambia a última hora, queda registrado y el equipo lo ve antes de cargar el equipo.
Antes de dar por cerrado el proyecto del portal de alta conviene fijar qué entra y qué no. Estas notas recogen los puntos que más dudas generan cuando lo presentamos a un cliente nuevo.
Hablamos del recorrido que va desde el primer correo con la fecha del evento hasta la confirmación de la lista de temas y del montaje. No es una web pública ni un formulario abierto: es un espacio de trabajo interno que compartimos contigo una vez cerrada la reserva.
El portal no gestiona pagos, no sustituye al contrato firmado y no decide por ti el repertorio. Tampoco reemplaza la prueba de sonido en sala: esa sigue siendo presencial y se hace el mismo día del evento, con el equipo ya montado.
La lista de temas se puede editar hasta siete días antes del bolo. A partir de ahí trabajamos con la versión cerrada para preparar vinilos, samples y transiciones. Los cambios de última hora se aceptan solo si no afectan al montaje ni al horario acordado con la sala.
Cada cliente recibe un acceso propio. Los datos de contacto, la dirección del espacio y las notas sobre invitados se guardan solo para la preparación del evento y se eliminan cuando la celebración termina. No compartimos esa información con terceros ajenos al montaje.
Si el evento exige sonido en varias salas simultáneas, refuerzo para más de doscientos invitados o una cabina en exterior sin cobertura, el portal de alta se queda corto y lo tratamos aparte, con una propuesta específica. Lo mismo ocurre con celebraciones que cambian de fecha o de recinto después de la reserva: el flujo se reinicia y hay que revisar disponibilidad.